SFA入力項目。設計に迷ったら活用で判断

SFAの入力項目を設計する際、ユーザー側から管理項目の要望を確認すると、「あった方が良いかもしれない」というレベルの入力項目を求められることがあります。

一見すると妥当に思える要望ですが、この「あった方が良いかもしれない」データが、本当に必要なデータなのかを見極めることは、SFA活用の成否を左右する重要なポイントです。

今回は、このような入力項目設計における問題点について解説していきます。

SFAでは常に入力負荷が発生

当然ながら、SFAは日々の営業活動とセットで入力作業が発生します。
「あった方が良い」というレベルの項目要件は、現場を直接入力する立場ではなく、管理・監督する立場から出てくることが多いのが実情です。

自身が直接入力しないがゆえに、入力負荷を強く意識しないまま、「あった方が良いかもしれない」項目を追加してしまうケースも少なくありません。

しかし、SFAの入力は日常業務の一部であり、項目が増えるほど確実に現場の負荷は高まります。
入力項目は、可能な限り絞り込まなければならないものです。

目的のないデータ入力は成立困難

「入力できたら入力してほしい」という温度感で運用を開始すると、入力の徹底されない項目は次第に空欄が目立つようになります。

やがて、どの項目を入れるか、入れないかが個人の裁量に委ねられ、入力ルールは形骸化していきます。その結果、項目ごとの入力状況はバラバラになり、管理として成立しない状態に陥ってしまいます。

SFAの項目は、「必須だから必ず入力する」という明確な位置づけと周知がなければ、現場レベルでの運用は成り立ちません。

SFAの運用自体の品質低下

さらに問題なのは、「あった方が良い」レベルの項目まで入力を徹底しようとすると、ダミー入力が増えてしまう点です。

用途がはっきりしない項目に対しては、入力する側の意識も下がりやすく、正確なデータを入れようというモチベーションが生まれません。

その結果、見栄えだけ整った無意味なデータや、信頼性の低いデータが蓄積されてしまい、本来期待していた「活用」には結びつかなくなってしまいます。

「あった方が良いかもしれない」データは無限に存在

そもそも、「あった方が良い」と思えるデータは際限なく存在します。
営業活動で取得できるすべての情報をSFAに入れようとすれば、管理項目はすぐにカオスな状態になってしまいます。

単純に要否を問われると、それらしい理由はいくらでも出てくるため、一度追加した項目を後から削ることも難しくなります。

データ項目の要否は「その先の施策」が見えるかで判断

「あった方が良い」レベルの項目を減らすための一つの考え方は、その項目を使って今すぐ具体的な施策が検討・実行できるかを基準にすることです。

そのデータを使って、どのようなアクションが取れるのかを具体的に説明できるでしょうか。

現時点では単なる分析目的にとどまり、具体的な施策に結びつかない項目は、手作業での入力が前提となるSFAでは優先度を下げるべきです。

「この項目を入力することで、こうした施策を実行できるから必要なのだ」と説明できることが、入力を担うメンバーの納得感やモチベーションにもつながります。